Comment créer une base de données Microsoft Excel

Le terme de base de données Microsoft Excel n'a jamais vraiment assis très bien avec moi depuis mon rôle principal dans le monde de l'informatique est en développement base de données et ce qui est utilisé par la fraternité calcul avec tableur est ce que je considère comme une liste plus glorifié. Cependant, pour le bien de la paix, je tiens à souligner quelques-uns des principes que vous devez suivre dans la construction de ce qui est connu sous le nom de base de données Microsoft Excel.

Passons en revue ...

Une base de données en essence est ce qui est considéré comme un ensemble d'informations qui est lié d'une certaine manière. Par exemple, si vous dirigez une entreprise et vendre un produit vous pouvez avoir une base de données qui liste simplement toutes les ventes que vous avez effectués sur une période de temps. Stocker ces données dans une base de données serait logique que l'information d'entreprise et la vente d'un produit est liée et en tant que telle serait approprié pour la base de données.

Il ya beaucoup de différents types de bases de données disponibles, telles que des bases de données Microsoft Access, Oracle Bases de données, bases de données MySQL et ainsi de suite, mais Microsoft Excel a également la forme d'une base de données appelée liste de base de données. La forme de la liste est pratiquement le même que les autres bases de données comme les données dans les colonnes en lignes, mais après ce point commun, la base de données Excel va dans sa propre direction. Voir, à rechercher des données spécifiques au sein d'une base de données Microsoft Excel ou Excel liste, nous n'utilisons pas le langage SQL de base de données commune, nous utilisons réellement fonctions spécialement écrites. Ces fonctions sont écrites sur mesure par vous et sont connus comme critères.

Alors, comment pouvons-nous créer une base de données excel ...

Eh bien d'abord, il ya une règle que nous devons toujours suivre et c'est une base de données Excel par feuille. Plus et vous venez de vous procurer beaucoup d'ennuis. En fait, si vous avez besoin d'avoir de multiples bases de données Excel dans votre classeur simplement chaque base de données Excel sur une feuille séparée.

La prochaine chose que vous devez suivre est que votre base de données répertorie première ligne doit contenir le titre de la liste. C'est la première ligne contient les noms de vos champs. De plus chacun des noms de champ doivent être 100% unique. Vous ne pouvez pas avoir deux noms de champ avec le même nom ou encore vous aurez une liste qui ne fonctionne pas.

Le prochain numéro, vous devez être concernés par est d'identifier les noms des champs. Bases de données Excel avoir une règle simple, les noms des champs ou des noms de colonne doit être unique. Maintenant, la façon dont vous les identifier est facile, tout ce que vous avez à faire est de s'assurer que les noms de champs sont nombreux différents types de données, le format, etc modèle pour le reste de la base de données dans votre liste. En général ce que je fais est de formater mes noms de domaine en caractères gras pour satisfaire à cette exigence.

Une des règles les plus importantes que vous devez retenir lorsque vous créez une base de données Excel est que près de la ligne et de colonnes des champs et les données qu'il doit y avoir une ligne vide et la colonne. Ce que cela signifie est que vous pouvez toujours avoir un en-tête en haut des champs, mais il doit y avoir une ligne vide entre le titre et les champs ainsi que le long de la dernière colonne ainsi. La règle s'applique également ligne vide au bas de la liste.

Lorsque vous entrez des données dans votre liste, chaque cellule dans chaque dossier doit contenir une valeur, même si elle est tout simplement vide (valeur à blanc est toujours considéré comme une valeur) et chaque enregistrement doit contenir le même nombre de champs. S'il n'y a pas de données spécifiques pour un champ il vous suffit de laisser le champ vide et passer à la zone suivante.

Assurez-vous que lorsque vous entrez des données dans un champ que vous n'avez pas d'espace avant le texte ou à la fin du texte dans le champ. Si vous avez des espaces, ce qui va arriver, c'est que le tri et la recherche de données dans la liste sera compromise et vous obtiendrez des résultats inattendus.

Les majuscules et les caractères en bas dans le domaine n'affectent pas les perquisitions ou les ordres de tri, sauf si vous raconter l'application Microsoft Excel, il est un problème. Vous pouvez également utiliser des formules dans une cellule si nécessaire. Les formules peuvent faire référence aux cellules dans la liste Base de données Excel ou à l'extérieur de la base de données Excel.

Notez également que vous pouvez éditer et formater les cellules comme n'importe quel autre tableur mais la question que vous devez considérer comme une priorité, c'est que les noms des champs doivent avoir un format différent du reste des données de la liste de base de données. Il est fortement recommandé qu'il n'y ait pas autre mise en forme dans la liste à l'exception des titres des champs. Cela garantit qu'il n'ya pas de mauvais calculs de la demande quant à ce qui est une tête de champ dans la base de données Excel et ce qui l'est pas.

Maintenant que vous avez configuré votre liste de cette manière suivant ces règles, vous êtes maintenant prêt pour interroger la liste en appliquant des critères. La meilleure façon que vous pouvez faire est d'utiliser la boîte de dialogue Formulaire. Pour entrer dans la forme de base de données Excel vous suffit de choisir dans le menu Données, puis choisissez le formulaire à partir du menu déroulant.

De la forme de base de données Excel, vous pouvez simplement choisir le bouton Critères, tapez les critères que vous avez pour vos données et choisissez le bouton Suivant et il vous faudra le premier enregistrement qui répond aux critères que vous cherchez. Bases de données Excel sont particulièrement utiles pour des données sommaires c'est là que le volume des documents que vous avez dans votre base de données ne dépasse pas 65.536 lignes.

Si vous suivez ces règles pour créer une base de données Excel, vous constaterez que les fonctions associées à la liste de base de données excel travailler de manière efficace et efficiente....